Sevgili okurum,
Planlama üzerine yıllardır çalışmaktayım. Bunun üzerine bildiklerimi size aktarmaya karar verdim. İyi bir plan nasıl yapılır, deadline nasıl oluşturulur, projede planlama nasıl yapılır? Bu bilgilerimi size aktarmaya başlayacağım.
Planlamada Lise Öğrencisiyken:
Planlama üzerine çalışmalarım üniversite sınavına hazırlanma zamanından başlıyor. 2018’de üniversite için hazırlanırken pek çok metot denemeye başlamıştım. O zamanlar planlayıcı üzerine çalışmaya başlamıştım.
Galerimde fotoğraflara bakıyordum. Biyoloji üzerine bazı testleri gördüm. O soruları ben nasıl yapıyordum ya? O kadar zor geldi ki. Üzerine hiçbir şey hatırlamıyorum. İşlediğimiz konuların başlıklarını bile unutmuşum. Evet arkadaşlar, okuldaki bilgiler bir işe yaramıyor. Ama ne yapalım ben de sizin yolunuzdan geçtim ve üniversite kazanmak için o derslere katlandım. Yapacak bir şey yok. Sistem bu, değişmediği sürece o konulara çalışmak zorundasınız. Çektiğim fotoğraflara bakmaya devam ediyorum da tamamen ezber. Hiçbir pratik bilgi yok. Bize neler yapmışlar dedim ya. Böyle bir eğitim olur mu? Konular o kadar zor ki öğrencilere ne yapıyorsunuz siz ya, yazık değil mi?
Galerimde Mona Lisa’nın bu halde bir resmini gördüm 🤣. Tam olarak bizi anlatmıyor mu? Arkadaşlar; okulda size ezber eğitim sunuyorlar, kim daha iyi ezber yaparsa o daha iyi bir konuma geliyor. Gerçek hayat böyle değil! Her kim insanların ihtiyaçlarını analiz edip sorunları çözerse daha iyi bir kariyere sahip oluyor. Lisede durum berbattı. Zaten lise anılarımdan o kadar az şey hatırlıyorum ki kendime reset atmış gibiyim. Buraya kadar yazdıktan sonra düşüncelere daldım. Yattım, volta attım ve düşündüm:
Okulda her şey çözülmüş gibi eğitim verilmektedir, oysa gerçek hayatta çözülmesi gereken milyarlarca sorun vardır. Bu kadar sorun çözülmeyi beklerken bizlere bu kadar sığ bir eğitim verilmesine anlam veremiyorum. Galerimde gezerken matematik, geometri, kimya, fizik ve biyoloji soruları ilişti. HİÇBİRİNİ ÇÖZEMİYORUM. Hepsini unutmuşum. Çözdüğümü dahi hatırlamıyorum. Bir de din dersinden ders notları varmış. Ulan siz hayatı çözdünüz de benim haberim mi yok? Eğer hayatı çözdüyseniz geliştirmeyi bırakabiliriz. Böyle saçma bilgilerin bana verilmesi fikrine bile dayanamıyorum. Kullanılmayan her bilgi unutulur, iyi ki de unutmuşum. Pişman değilim. Sınavlara hazırlanan arkadaşlar bu yazıyı okuyabilir, bir kaç sene direnin arkadaşlar. Üniversiteye geçtiğinizde bu saçmalıklar devam edecek hahahah. Yok, yok şaka. Kendi açımdan endüstriyel eğitimi aldığımı düşünürsem çok daha pratik ve işe yarayan bilgiler öğrendim. Sayısal bir bölüm olmasına rağmen Marmara Üniversitesi Güzel Sanatlar Fakültesinde matematik ve fizik dersi dahi yoktu. Olmasına gerek yok zaten. Lisedeki eğitim yeterli diyebilirim.
Bu Bilgiler Ne İşimize Yarayacak?
Geçen gün Ali Nesin hocanın ne işimize yarayacak ki, konusuyla ilgili bir videosunu gördüm. Yanlış olduğu bir nokta vardı. Videoda kısaca şunu söylüyordu: mucit olmak istiyorsan pozitif bilimleri derinlemesine bilmelisin diyordu. Eğer bilgisayar yapıldıysa sen de bilgisayar yapabilirsin. Uzaya çıkıldı, sen de çıkabilirsin. Ama ilk olamazsın diyordu. Çok haklı. Tamam da hocam, her insan mucit mi olacak? İnsanların %99’unun böyle bir hedefi, hayali ve hayat gayesi yok. Okullarda benim bildiğim kadarıyla başımıza icat çıkarılmasın diye eğitim veriliyor. Peki o zaman bu çocukları zorlamanın anlamı ne? Dünyada her türlü ihtiyaca çözümler getirecek insanlar gerekli. Ustalara da ihtiyacımız var, hamallara da. Üstelik bir inşaat ustası, bir inşaat mühendisinden daha yüksek maaşa çalışıyor. Ortam buyken çocuklar haklı değil mi? Hocam bu bizim ne işimize yarayacak? Haklısınız gençler. Hocalar farkında değil, siz onları boş verin. Beni de boş verin. Kendi yolunuzu çizmeye çalışın. Dinleyecekseniz de daha genç başarılı insanları dinlemeye çalışın. Onlar sizi daha iyi anlayacaktır.
Lise Sonucu Planlamam
Kağıtlara konuların listesini çıkarmıştım. Çalıştıkça işaretliyordum. Bunu dijitalde de yapabilirsiniz. Google Sheets aracını kullanarak konuları listeler ve kutucukları çalıştıkça boyarsınız. Veya çıktı alabilirsiniz vs. Lise yıllarındaki öğrendiğiniz bilgileri unutacaksınız geriye sadece bazı pratik bilgiler kalacak. Mevcut durumu kabullenmek gerekiyor. İyi bir üniversiteye yerleşmeniz size çok daha katkı sağlayacaktır. Pomodoro gibi teknikleri kullanabilirsiniz. İşinize yarayacaktır.
Üniversitede Planlamam
Üniversite yıllarında daha çok yazmaya, daha çok çizmeye başladım. Günlük tutmaya da üniversitede başladım. Sanat tarihi, uygarlık tarihi gibi dersleri aldıkça ne kadar da yanlış bir eğitim aldığımı fark ettim. Sanat üzerine düşündükçe okudukça tasarım tarihini gördükçe aslında biz insanlar olarak dünyayı yarattığımızı fark ettim. Bu bizim eserimizdi. İletişim için kurduğumuz bu dil ve düzeni yalan söylemekten başka hiçbir şey için kullanmadık. Bu sözcüklerin tamamını biz uydurduk. Her şey uydurmadır. Hepsi insanlar arasındaki iletişimi sağlamak içindi. Peki hayat böyleyken bize niye yıllarca her şey bulunmuş gibi öğretilmeye çalışıldı? Cahillik. Bilgisizlik. Ne derseniz deyin. Ben hiçbir şey bilmiyorum, bunu kabul etmiş birisiyim. Bir şey bilmediğinizi farkına varın. Çok önemli bir farkındalıktır. Biliyorum ki benim hocalarım da bu yazıları okuyor, hocalarım; lütfen siz de öğrencilere bir şey bilmediğinizi söyleyin. Bunların insan uydurması olan icatları olduğunu söyleyin. Bu bilgiler öğrenciler gözünde sizi değersiz yapmaz. Tam tersi yakınlık kurmanızı sağlayacaktır.
Plan kelimesi ile tasarım kelimesi çok benzer. Türkçe’de tasarı kelimesinden tasarım kelimesi oluşturulmuştur. Tasarı; yasa tasarısından anlayacağınız üzere plan kelimesine daha yakın. Tasarımı da plan kelimesiyle bağdaştırabiliriz ancak design kelimesi zihinde daha farklı anlamlar çıkarıyor. Bunu neden anlatıyorum? Plan ve tasarım birbirine girmiş durumdadır. Süreçleri planlamak ve tasarlamak gerekir. Bu noktada 2 önemli konu vardır: Eylem ve zaman. Yazının bu noktadan sonrası planlama üzerine daha çok gireceğim.
Planlama: Eylem ve Zaman Uyumudur
Evet, iyi bir planlama için 2 kavram önemli. Eylem; yani ne yapacağınız ve göreviniz. Zaman ise görevi tamamlamak için süre; deadline’dır.
Deadline nedir?
Türkçe karşılığı son teslim tarihidir. Toprak atmak gibi düşünebiliriz. Temel İngilizce kelime birleşimine bakarsak ölüm çizgisi diyebiliriz. Bir iş, proje; bitmiştir. Üzerine toprak atıyoruzdur.
Ben böyle tanımlıyorum ancak size göre farklı olabilir.
Uzun Vadeli Planlamalar İçin:
İyi Bir Planlamada Hangi Girdiler Önemli?
Bunun üzerine epey düşündüm. Bazı girdiler buldum.
- Yapacağımız görev. Uzunca bir açıklama yazabilirsiniz.
- Görevi yaklaşık ne kadar sürede yapacaksınız? 10 dakika mı 120 dakikada mı?
- Görevin ne kadar önemli olduğu. Size kattığı değer de diyebiliriz.
- Ne zamana kadar tamamlamalısınız? Deadline.
Bu listeyi çıkarttım. Sonrasında ne yapacağız? Normalde elle görevleri, önemleri, süresini yazmayı düşündüm ancak bundan vazgeçtim. Daha pratik bir çözüm gerekliydi. 2020’de bunun üzerine çalışmaya başladım ve Google Sheets ile bir planlayıcı hazırlamaya karar verdim. Google Sheets ile çalışan bir planlayıcı uygulamasıydı. Bir algoritma yazdım ve görevleri otomatik olarak diziyor. Yıllardır kendim kullanmaktayım ve AGG Planner olarak da yayınladım. Mutlaka sizde denemelisiniz. Nasıl ve hangi adımlardan geçerek bu uygulamayı tasarladığımı görünce size çok mantıklı gelecektir.
Burada kendi planlarımı görmektesiniz. Çok basit çalışmaktadır. Tamamladıkça tick butonuna tıklamanız yeterli. Görevi mavi bölümden ekliyoruz.
Sırasıyla:
- Görevi tanımlıyoruz.
- Görevi tahmini yapma süremizi yazıyoruz.
- Görevin bizim için önemini giriyoruz.
- Görevin Deadline’ını seçiyoruz.
Yapmak istediğiniz her türlü görevi yazabilirsiniz.
Eğer android cihaz kullanıyorsanız Piyon Planner’ı da kullanabilirsiniz. Onda Pomodoro desteği de bulunmakta. Uygulamada bazı hatalar olduğu için ben AGG Planner’ı kullanmaya devam ediyorum. Siz bu yazıyı okurken çözmüş olmayı umuyorum.
Planlamada Daha İyisi Mümkün mü?
AGG Planner veya Piyon Planner’ı kullanmaya başladınız. En üstte yer alan görevleri yapmaya başladınız ve zamanla görevleri yapmak sizi tatmin etmeye başladı. Mükemmel. Bu planlama yönteminin ötesi var mı? Bunun üzerine geçen aylarda düşünmeye başladım. AGG Planner V2 versiyonunu tasarladım. AGG Planner’ı orta vadedeki planlarınızı yapmak için kullanabilirsiniz ama bugün yapmanız gereken görevi nasıl yapacaksınız? Gelin size yeni metodumdan bahsedeyim.
Görevin Başlığını Yazıyoruz.
Şuan saat kaçsa 15-30 dakikalık bir adım belirliyoruz. Saat şu an 12:30. 12:45’e bir adım belirliyoruz. Yapacağımız adımı da yazıyoruz. Bu planlama yöntemi her türlü araçla yapabilirsiniz. Kalem kağıt ile yapabilirsiniz, Google Sheets ile yapabilirsiniz. Notion veya Evernote ile yapabilirsiniz. Ben Notion’da uyguluyorum.
Örnek olarak Notion kullanıyorsanız; @ işaretini girdikten sonra 15:00 yazıyoruz böylece hatırlatıcı açılmış oluyor.
Remind → None sekmesine tıklıyoruz ve At time of event diyoruz. Yani etkinlik olduğunda bize bildirim göndersin.
Unutmayın; bu planlama yönteminde çok kısa deadline’lar giriyoruz. Örnek olarak 15 soruluk bir test çözecekseniz 15-20 dakika zaman ekliyorsunuz ve hemen çözmeye başlıyorsunuz. O bitince bir tane daha giriyorsunuz. Bu şekilde bir gün içerisinde pek çok görevi giriyoruz. Ben bir endüstriyel tasarımcıyım. Nasıl yapıyorum?
Yapacağım her adımı bu şekilde giriyorum. Yanına ne kadar sürede yapabileceğimi de tahmini olarak giriyorum. Sonrasında ise adımladığım görevleri yapmaya başlıyorum. Dediğim gibi kısa süreli deadline’lar giriyorum.
Örnek olarak böyle gösterebilirim. Bu arada Notion’da /todo diyerek yapılacak listesi de oluşturabilirsiniz. Ben bu şekilde yapıyorum.
Bu yöntemi kullanmak için kalem kağıtta kullanabilirsiniz. Sol tarafa saati girersiniz, sağ tarafa ise görevi yazarsınız. Gayet pratik olduğunu düşünüyorum.
AGG Planner V2 Tanıtımı
- Odaklanmış Eylemler: Planlamada odak noktanız sadece bir eylem veya adım oluyor. Bu, büyük görevleri daha yönetilebilir parçalara bölmeyi ve her bir adımı ayrı ayrı ele almayı sağlıyor.
- Bitiş Süreleri ve Adım Odaklı: Her bir eylemi tamamlamak için belirli bir bitiş süresi belirliyorsunuz. Bu, her adımı belli bir zaman dilimi içinde tamamlamanızı sağlayarak ilerlemeyi hızlandırıyor.
- Esneklik ve Aşamalı Planlama: Sadece bir sonraki adımı yazmak, esneklik sağlıyor. Tamamlanması gereken tüm görevleri önceden belirlemek yerine, her aşamada esnek bir şekilde hareket edebilirsiniz.
- Kısa Vadeli Hedefler: Her bir adımı tamamlamak, kısa vadeli hedeflerinizi belirlemenize yardımcı oluyor. Bu da motivasyonunuzu ve ilerlemenizi artırabilir.
- Stres Azaltma: Görevleri sadece bir adım olarak düşünmek, stresi azaltabilir. Her bir adımı başarıyla tamamladığınızda, daha büyük görevleri ele almak daha az korkutucu hale gelebilir.
- Hızlı İlerleme ve Süreç Takibi: Her adımın bitiş süresi yaklaştıkça bir sonraki adımı belirlemek, hızlı ilerlemeyi ve işlerinizi sürekli olarak takip etmeyi sağlayabilir.
- Esneklik ve Değişim: Bu yöntem, beklenmedik durumlar ve değişiklikler karşısında esnekliği korumanıza yardımcı olabilir. Yeni bilgiler veya öncelikler ortaya çıktığında kolayca adapte olabilirsiniz.
- Mola ve Dinlenme: Adım adım ilerlerken, her bir adım sonrasında kısa molalar vermek ve dinlenmek, verimliliğinizi artırabilir.
Bu esnek ve odaklanmış planlama yaklaşımı, işleri daha sürdürülebilir hale getirirken, gereksiz stresi azaltarak daha etkili bir çalışma şekli sunabilir.
Dediğim gibi her yerde bu planlama yöntemini kullanabilirsiniz üstteki çalışmayı Google Sheets ile yaptım. Başka program olarak Drawio yani diyagramlarda bile işinize yarayacaktır.
Bu planlama yönteminde ana nokta:
Görevi parçalara bölüyoruz ve hızlıca bir deadline giriyoruz. Böylece görevi yapmamız da çok kolay oluyor. Bir görevi yaptıktan sonra yeni görevi giriyoruz. Fark ettiyseniz ben; öncesinde görevlerin adımlarını yazıp sonrasında deadline girdiğim oluyor. Siz de kendinize göre uyarlarsınız. Çok pratik bir yöntem olduğunu düşünüyorum.
AGG Planner’ı kullandığınızda şunu fark edeceksiniz: Eisenhower matrisini yapmanıza gerek yoktur. Algoritma sizin yerinize görevleri sıralayacaktır. Önemsiz bir görev aşağıda olurken önemli bir görev ise üst sıralarda yer alacaktır. Bu şekilde çalışmanızı şiddetle tavsiye ederim. Piyon Planner; Google Sheets versiyonunun uygulama versiyonudur. Dilediğinizi kullanabilirsiniz 😊
AGG Planner V2’de ise istediğiniz aracı kullanabilirsiniz. Sadece saat ve görevimizi yazıyoruz (eylem de diyebiliriz) sonrasında ise hızlıca yapmaya başlıyoruz. Bu anlayış sizi Parkinson yasasından da uzak tutacaktır.
Ben bu planlama yöntemlerini yaparken planlamada 2 önemli sorunu da çözdüm. İlk yapmamız gereken görevi bulmak zordur. Bunu Piyon Planner veya AGG Planner ile yapabilirsiniz. Bu Eisenhower matrisine gerek duymamızı sağlayacaktır.
Diğer sorun ise Parkinson yasası. Yani bir deadline ne kadar ileri sürece atılırsa görev de o kadar ertelenir. AGG Planner V2’de bunu çözdüm. Böylece görevi gün içerisinde hızlıca yapmaya başlıyorsunuz.
İyi Bir Deadline Nasıl Oluşturulur?
- Projenin kapsamını, hedeflerini ve gereksinimlerini netleştirin. Projenizin neyi amaçladığını, neyi başarmak istediğinizi, hangi kaynaklara ihtiyacınız olduğunu ve hangi kriterlere uymanız gerektiğini belirleyin. Bu sayede projenizin kapsamını sınırlandırabilir ve gereksiz işlerden kaçınabilirsiniz.
- Projenizi küçük parçalara bölün. Projenizi daha yönetilebilir hale getirmek için küçük parçalara ayırın. Her parçaya bir görev, bir sorumlu, bir öncelik ve bir deadline atayın. Böylece projenizin ilerleyişini daha kolay takip edebilir ve gecikmeleri önleyebilirsiniz.
- Deadline’larınızı gerçekçi ve esnek tutun. Deadline’larınızı belirlerken hem proje sürecinde karşılaşabileceğiniz zorlukları hem de beklenmedik durumları göz önünde bulundurun. Deadline’larınızı çok sıkı veya çok gevşek tutmayın. Sıkı deadline’lar stres, kalitesiz iş ve motivasyon kaybına yol açabilir. Gevşek deadline’lar ise erteleme, verimsizlik ve müşteri memnuniyetsizliğine neden olabilir. Deadline’larınızı gerçekçi ve esnek tutarak hem kendinize hem de ekibinize yeterli zaman tanıyın.
- Deadline’larınızı iletişim halinde olun. Deadline’larınızı belirledikten sonra bunları ekibinizle, müşterinizle ve diğer ilgili kişi veya kurumlarla paylaşın. Deadline’larınızın nedenleri, önemi ve sonuçları hakkında bilgi verin. Deadline’larınıza bağlı kalın ve değişiklik olması durumunda bunu zamanında bildirin. Deadline’larınızı takip edin ve geri bildirim alın.
Deadline oluşturmak için şu adımları izleyin:
- Projenin hedeflerini belirleyin.
- Projeyi daha küçük, daha yönetilebilir parçalara ayırın.
- Her parça için bir zaman sınırı belirleyin.
- Zaman sınırlarını birleştirerek projenin toplam zaman sınırını belirleyin.
- Zaman sınırlarını gözden geçirin ve gerekirse ayarlayın.
Sonuç:
Benim kullandığım planlayıcı yöntemlerini kullanabilirsiniz. Önemli olan eylemler ve görevlerdir. Araç odaklı olmayın. Amacınıza odaklanın.
Buradan araçları edinebilirsiniz. AGG Planner V2 yöntemini denemenizi şiddetle tavsiye ederim. Mevcut hangi aracı kullanıyorsanız; buna kağıt kalem de dahil. Hızlıca saatini yazın ve görevinizi yazın. Yapmaya başlayın. Umarım kendimi ifade edebilmişimdir. Sabırla okuduğunuz için çok teşekkür ederim.
Sonraki yazımı 13 Aralık Çarşamba günü yazacağım. Kafanıza takılan yerler olabilir. Yorum yazarsanız yardımcı olurum.
Hoşça kalın.